Ma trận Eisenhower: Phương pháp quản lý thời gian theo tính chất công việc

Bạn có bao giờ cảm thấy bận rộn với hàng tá công việc nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu? Bạn hoang mang không biết nên ưu tiên công việc thế nào cho hợp lý? Đó có thể là lúc bạn cần tới ma trận Eisenhower. Hãy cùng Beva tìm hiểu về cách ma trận này hoạt động nhé!

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là một bảng phân loại công việc dựa trên hai yếu tố: mức độ quan trọng và khẩn cấp. Bằng cách sắp xếp công việc của bạn vào các ô của ma trận, bạn có thể xác định rõ ràng những gì cần hoàn thành trước và những gì có thể hoãn lại, từ đó giúp bạn sắp xếp công việc của mình một cách hiệu quả.

Ma trận Eisenhower được đặt dựa theo tên của vị Tổng thống thứ 34 của Mỹ - Dwight D. Eisenhower. Trong suốt sự nghiệp quân sự và chính trị của mình, mỗi ngày ông đều đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ và phải đưa ra nhiều quyết định quan trọng. Để quản lý thời gian hiệu quả, ông phát triển một phương pháp sắp xếp công việc dựa trên mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của chúng. Phương pháp này về sau còn được biết đến với tên gọi "Ma trận Eisenhower" hay "Ma trận Quan trọng - khẩn cấp".

2. Sử dụng ma trận Eisenhower như thế nào?

Đầu tiên, bạn cần chia thành 4 ô như sau:

• Thực hiện ngay: đây là nơi bạn sẽ liệt kê ra những công việc vừa rất quan trọng đối với cuộc sống và sự nghiệp của bạn và vừa cần phải được thực hiện muộn nhất là hôm nay hoặc ngày mai. Hãy cân nhắc xem những việc nào đáng để làm trước, việc nào có thể để sau.

  
  

• Lên kế hoạch: đây là nơi bạn sẽ viết ra bất kỳ công việc nào không cấp bách nhưng vẫn quan trọng. Đây là những nhiệm vụ có giá trị cao, ảnh hưởng lâu dài nhưng không cần phải hoàn thành ngay lập tức, bạn có thể lên lịch và phân bổ thời gian để làm chúng sau.

  
  

• Có thể ủy quyền: đây là nơi bạn sẽ đặt bất kỳ nhiệm vụ nào cấp bách nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay lập tức, nhưng không mang lại giá trị lớn. Vậy nên bạn có thể ủy thác công việc này cho một người khác. Bạn nên theo dõi các nhiệm vụ này bằng e-mail, điện thoại hoặc trong cuộc họp để kiểm tra lại tiến độ của chúng.

  
  

• Cần loại bỏ: Những việc còn lại là các công việc không cấp bách hoặc không quan trọng, thường là các hoạt động giải trí không cần thiết. Những việc này có thể gây cản trở hoặc sao nhãng khi bạn thực hiện các công việc quan trọng và cấp bách hơn, do đó bạn cần hoãn lại hoặc loại bỏ chúng.

3. Lợi ích của việc sử dụng Ma trận Eisenhower

• Tối ưu quỹ thời gian: Ma trận Eisenhower giúp bạn phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó xác định rõ những việc cần ưu tiên để tập trung hoàn thành trước, giúp bạn tối ưu thời gian của mình một cách hiệu quả.

  
  

• Tăng cường năng suất: Bằng cách ưu tiên những công việc quan trọng và khẩn cấp, bạn có thể tập trung vào những việc thực sự cần thiết và đạt được nhiều kết quả tích cực hơn, đồng thời giảm thiểu thời gian lãng phí cho các công việc không quan trọng hoặc không cần thiết.

  
  

• Giảm căng thẳng: Việc sắp xếp công việc một cách có hệ thống và phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp bạn tránh bị quá tải, từ đó giúp bạn bớt căng thẳng và áp lực về mặt thời gian.

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm cần thiết trong cả công việc và cuộc sống. Beva hy vọng thông qua bài viết trên, bạn đã hiểu hơn về ma trận Eisenhower và biết cách ưu tiên các công việc của mình một cách hợp lý

>> Tìm hiểu thêm:

• Nguyên tắc 80/20 (Pareto) là gì?

• Phương pháp "quả cà chua" Pomodoro là gì?

• Nguyên tắc 4D trong quản lý thời gian

• Nguyên tắc 40-30-20-10: Phương pháp quản lý thời gian khoa học